Isännöitsijän vaihto – käytännön opas taloyhtiön hallitukselle
Isännöitsijän vaihto taloyhtiössä voi tuntua suurelta askeleelta, vaikka käytännössä kyse on hallitusti hoidettavasta prosessista. Tälle sivulle on koottu taloyhtiön hallitukselle selkeä opas: milloin isännöitsijän vaihtoa kannattaa harkita, miten prosessi etenee ja mitä e-Isännöinti hoitaa puolestanne, jos päätätte vaihtaa isännöitsijän meille.
Milloin isännöitsijän vaihto kannattaa?
Isännöitsijän vaihto tulee usein esiin silloin, kun hallitus kokee, ettei palvelu vastaa enää taloyhtiön tarpeita. Tyypillisiä syitä ovat esimerkiksi:
- viestintä on epäselvää tai yhteyden saaminen on vaikeaa
- talouden seuranta ei ole riittävän läpinäkyvää
- korjauksia tai hankkeita ei viedä järjestelmällisesti eteenpäin
- hallitus ei saa riittävästi tukea päätösten valmisteluun
Isännöitsijän vaihto ei ole itsessään tavoite, vaan keino varmistaa, että taloyhtiö saa tarvitsemansa palvelun. Siksi on hyvä pysähtyä hetkeksi arvioimaan, mitä taloyhtiö isännöinniltä odottaa.
Miten päätös isännöitsijän vaihdosta tehdään?
Ennen kuin päätös isännöitsijän vaihdosta tehdään, hallituksen kannattaa:
- arvioida nykyisen isännöinnin toimivuutta ja taloyhtiön tarpeita
- pyytää yksi tai useampi isännöinnin tarjous
- vertailla palvelun sisältöä, hinnoittelua ja raportointia
- keskustella vaihtoehdoista hallituksen kokouksessa
Varsinainen päätös isännöitsijän vaihtamisesta tehdään yleensä hallituksessa ja tarvittaessa viedään yhtiökokouksen päätettäväksi yhtiöjärjestyksen mukaan. Tarvittaessa autamme tulkitsemaan yhtiöjärjestystä ja valmistelemaan päätöksentekoa.
Miten isännöitsijän vaihto etenee käytännössä?
Kun päätös isännöitsijän vaihtamisesta on tehty ja uusi isännöitsijä valittu, prosessi etenee yleensä näin:
- Nykyisen sopimuksen irtisanominen sopimusehtojen mukaisella irtisanomisajalla.
- Uuden isännöintisopimuksen allekirjoitus sekä hallituksen päätösten dokumentointi.
- Tiedottaminen osakkaille ja asukkaille – kuka jatkossa hoitaa isännöintiä ja mistä yhteystiedot löytyvät.
- Aineistojen siirto, eli taloushallinnon, sopimusten, arkiston ja muiden aineistojen siirtyminen uudelle isännöitsijälle.
- Käytännön aloitus: uudet laskutus- ja asiointitavat, hallituksen yhteyshenkilöt, tapaamiskäytännöt ja raportointi.
Hallituksen ei tarvitse itse “juosta kaikkien perässä”: hyvin suunnitellussa vaihdossa uusi isännöitsijä huolehtii isosta osasta käytännön siirroista.
Mitä tietoja ja aineistoja pitää siirtyä?
Isännöitsijän vaihdossa keskeistä on, ettei taloyhtiön tieto jää vanhan toimijan taakse. Tyypillisiä siirtyviä aineistoja ovat:
- taloyhtiön perustiedot, yhtiöjärjestys ja rekisteriotteet
- tilinpäätökset, talousarviot ja kirjanpitoaineisto
- vastike- ja vuokrakohteiden tiedot sekä tavoitteet
- osakas- ja asukasrekisterit (huoneistokohtaiset tiedot)
- sopimukset (huollot, siivous, huoltoyhtiö, vakuutukset jne.)
- mahdollisten hankkeiden suunnitelmat, PTS ja aiemmat selvitykset
e-Isännöinti varmistaa, että aineisto pyydetään hallitusti ja että se on jatkossa helposti hyödynnettävissä.
Mitä e-Isännöinti hoitaa hallituksen puolesta?
Kun taloyhtiö valitsee e-Isännöinnin, autamme isännöitsijän vaihdossa mm. seuraavissa asioissa:
- sopimuksen ja irtisanomisaikojen läpikäynti hallituksen kanssa
- tarvittaessa luonnos tiedotteesta osakkaille ja asukkaille
- materiaalien ja tietojen pyytäminen vanhalta isännöitsijältä
- yhteistyö tilitoimiston kanssa, jos taloushallinto vaihtuu
- alkuvaiheen käytännön asioiden koordinointi (esim. laskutus, portaalit, yhteystiedot)
Tavoitteena on, että isännöitsijän vaihto näkyy taloyhtiölle hallittuna muutoksena, ei ylimääräisenä kaaoksena.
Lisätietoa isännöinnistä ja hallituksen vastuista
Lisätietoa taloyhtiön hallituksen roolista ja vastuista löytyy myös Isännöintiliiton sivuilta.
Haluatteko keskustella isännöitsijän vaihdosta?
- laskea suuntaa-antavan hinta-arvion sivulla isännöinnin hinta-arvio ja tarjouspyyntö
- pyytää kirjallisen tarjouksen e-Isännöinniltä
- sopia erillisen keskustelun hallituksen kanssa