Nopea viestintä – miten yhteydenpito toimii käytännössä?
Monessa taloyhtiössä suurin tyytymättömyys liittyy siihen, ettei viesteihin vastata tai asioiden etenemisestä ei kerrota. Nopea viestintä ei tarkoita, että kaikki ratkeaa heti, vaan että taloyhtiö saa ajantasaista tietoa siitä, missä mennään ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Tälle sivulle on koottu, mitä nopea viestintä tarkoittaa e-Isännöinnissä.
Selkeät viestintäkanavat hallitukselle ja asukkaille
Nopea viestintä alkaa siitä, että kaikki tietävät, mitä kanavaa käytetään. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- hallituksella selkeä yhteyshenkilö ja yhteystiedot
- asukasportaalin hyödyntämistä ilmoituksissa ja huoltopyynnöissä
- sähköpostin käyttöä virallisten asioiden hoitoon
Tavoitteena on, että taloyhtiössä ei tarvitse miettiä “minne tästä pitäisi ilmoittaa”, vaan kanavat ovat selvät.
Vasteajat ja odotusten hallinta
Kaikkia asioita ei voida ratkaista heti, mutta jokaisessa taloyhtiössä on tärkeää, että:
- viesteihin vastataan sovitussa ajassa
- hallitukselle kerrotaan, milloin asiaan palataan seuraavan kerran
- kiireelliset ja ei-kiireelliset asiat erotellaan
Vasteaika ei ole vain luku, vaan tapa hoitaa yhteydenpitoa hallitun prosessin kautta.
Viestintä hallituksen ja isännöitsijän välillä
Hallituksen ja isännöitsijän yhteistyö on taloyhtiön toiminnan kannalta keskeistä. Hyvä viestintä tarkoittaa esimerkiksi:
- ennakkoon sovittuja tapoja, miten asioita viedään eteenpäin
- kokousten välillä tapahtuvaa yhteydenpitoa
- päätösten ja toimeksiantojen varmistamista kirjallisesti
Kun linjat ovat selkeät, on helpompi varmistaa, että päätökset toteutuvat suunnitellulla tavalla.
Viestintä asukkaille – tiedotteet ja ohjeet
Asukkaille suunnattu viestintä vaikuttaa suoraan siihen, miten taloyhtiön arki koetaan. Tärkeää on, että:
- merkittävistä asioista tiedotetaan selkeästi ja ajoissa
- muutoksista kerrotaan ymmärrettävästi
- ohjeet löytyvät tarvittaessa myös myöhemmin, eivätkä vain yksittäisessä sähköpostissa
Hyvin hoidettu viestintä vähentää kyselyjä ja epäselvyyksiä ja helpottaa myös hallituksen työtä.
Miten nopea viestintä toteutuu e-Isännöinnissä?
e-Isännöinnissä viestintää ei nähdä erillisenä lisäpalveluna, vaan osana normaalia isännöintiä. Se tarkoittaa, että:
- hallituksella on nimetyt yhteystiedot ja sovitut yhteydenpitotavat
- asukasportaalia ja sähköpostia hyödynnetään suunnitelmallisesti
- viesteihin pyritään vastaamaan sovitun vasteajan puitteissa
Jos viestintä on ollut haaste taloyhtiössänne, voitte halutessanne keskustella siitä erikseen ja käydä läpi, millaiset viestintätavat palvelisivat hallitusta parhaiten.